Confidentialité

Collecte et utilisation de renseignements

Dans tous les cas, Odessa ne collecte des renseignements que si elle a une raison valable de le faire et la collecte sera limitée qu’aux renseignements nécessaires dont elle a besoin pour remplir l’objectif visé.

Nos clients et fournisseurs : Lorsque vous ouvrez un compte, nous recueillons, dans le cadre du processus d'achat et de vente, de traitement des commandes, de livraison des produits ainsi que de la gestion de la clientèle et du marketing, les renseignements personnels que vous nous fournissez, tels :

Le nom de votre entreprise, adresse postale, numéro de téléphone, numéro de télécopieur et adresse électronique de l’entreprise ainsi que les noms des contacts.

Lorsque vous ouvrez un compte client, nous pouvons aussi utiliser les informations recueillies pour vous adresser des offres promotionnelles (rabais, nouveaux produits, etc.) via les réseaux sociaux, par téléphone, par télécopieur, par la poste, par courriel et/ou notre infolettre. Un autre moyen de faire parvenir nos communications est d’utiliser les plateformes marketing fourni par des tiers. Il est possible de retirer votre autorisation en tout temps par courriel, par télécopieur ou par la poste pour ne plus recevoir les offres promotionnelles.

Les emplois : Si vous postulez pour un emploi en ligne ou autrement, les renseignements personnels que nous recueillons peuvent comprendre : votre curriculum vitae, votre lettre de présentation, vos certificats de scolarité, des références et des notes d’entrevue. Nous utilisons ces renseignements personnels afin d’évaluer ou traiter votre demande d’emploi ou pour vous contacter concernant votre demande.

Collecte et utilisation de renseignements par moyens technologiques

Notre site utilise des témoins de connexion soit la langue d’affichage et « se rappeler de l’authentification » si coché par l’utilisateur lors de la connexion au site sécurisé.

Consentement

Avant de devenir un client, Odessa envoie à chaque nouveau client un formulaire de demande d’ouverture de compte. À la section clause de cette dernière, une mention indique que tous les nouveaux clients de Odessa feront partie de la base de données marketing. Odessa leur conseille de lire la politique de confidentialité située sur son site web, au lien suivant : www.odessacanada.com.

En signant la demande d’ouverture du compte, vous consentez à faire partie de la base de données et qu’on vous fasse parvenir les offres promotionnelles.

Votre demande signée (consentement) sera classée par le département du service à la clientèle. Le département du marketing entrera l’information nécessaire à l’envoi de communications dans la base de données.

Il est possible de retirer votre autorisation en tout temps par courriel, par télécopieur ou par la poste.

Veuillez prendre en considération que si vous avez choisi de ne pas faire partie de la base de données du département du marketing, vous prenez la responsabilité de ne plus être informé de nouvelles promotions, marques, services, actualités, etc. Il est entendu qu’en retirant votre consentement, vous ne recevrez aucune communication du département du marketing. Si vous changez d’avis veuillez nous aviser par courriel, par télécopieur ou par la poste.

Sécurité des renseignements/ protection des données

Les renseignements des clients sont protégés par divers moyens :

Accès limité aux employés qui traitent directement les comptes;
Protection de notre système informatique par un pare-feu et l’accès physique est limité et fortement contrôlé;
Un antivirus à jour est installé sur le serveur et les postes de travail;
Les employés ayant accès à ces données ou à leur traitement sont liés à une entente de confidentialité concernant vos renseignements personnels;
Nous ne conservons pas les numéros de cartes de crédit sur nos serveurs;
Nous avons établi et appliquons des mesures de sécurité administratives, techniques et matérielles visant à protéger vos renseignements personnels;
Une entreprise externe en TI effectue des tests sporadiques afin de confirmer la sécurité de nos systèmes aux cyberattaques;
Les employés sont formés et sensibilisés régulièrement à l’importance de la sécurité au niveau des courriels entrant et sortant.

Bien que nous nous efforcions de protéger et de conserver le caractère privé de vos renseignements personnels, nous ne pouvons pas garantir la sécurité de vos renseignements personnels contre la divulgation non autorisée résultant d’une défaillance d’un logiciel ou du matériel informatique ou résultant d’autres activités qui peuvent compromettre la sécurité de vos renseignements personnels.

Conservation des informations personnelles

Nous avons mis en place des procédures concernant la conservation des renseignements personnels qui sont conçues pour ne conserver les renseignements personnels que le temps nécessaire ou pour respecter les exigences de la loi.

Vos informations personnelles sont conservées en toute sécurité et leur accès restera strictement limité aux seules personnes qui doivent les utiliser pour les activités concernées.

Les informations personnelles qui ne sont plus nécessaires seront soit anonymisées de manière irréversible, ou détruites de manière sécurisée.

Paiement

Nous acceptons les paiements par transferts électroniques, par chèque ainsi que par Visa et Mastercard.

Nous ne conservons pas les numéros de cartes de crédit sur nos serveurs. Toutefois, nos fournisseurs tiers de services, pour la passerelle de paiements par carte de crédit, ont leurs propres politiques sur la protection de la vie privée quant aux renseignements que nous devons leur fournir sur vos transactions liées aux achats.

Divulgation et communication

Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, Odessa obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers.

Nous pourrons divulguer vos renseignements personnels si la loi l’exige ou si vous contrevenez à nos conditions de service.

Communication à l’extérieur du Québec : les renseignements détenus par Odessa peuvent être communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple, avec notre fournisseur de services de stockage nuage dont les serveurs se situent hors Québec.

Liens

Lorsque vous cliquez sur des liens sur notre site, ceux-ci peuvent vous rediriger à l’extérieur de notre site. Nous ne sommes pas régis par les pratiques sur la vie privée d’autres sites et vous suggérons de lire au préalable leurs énoncés sur la protection de la confidentialité.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Si vous souhaitez avoir accès à des données personnelles que nous avons à votre égard, ou corriger, modifier ou supprimer celles-ci, ou si vous désirez soumettre une plainte ou simplement obtenir plus de renseignements, veuillez-vous adresser à notre responsable de la protection des renseignements personnels à protection@odessacanada.com ou par courrier à :

Odessa Canada Inc.,

Au soin de : Responsable protection des renseignements

36 rue Unifix,

Bromont (Québec) J2L 1N6

Protection de la confidentialité des enfants

Notre site internet n’est pas destiné à être utilisé par des enfants. Nous ne recueillons pas intentionnellement des données personnelles d’enfants de moins de 16 ans. Les enfants de moins de 16 ans ne doivent pas nous fournir d’informations personnelles sans le consentement d’un parent du d’un tuteur légal.

Mise à jour

Nous nous réservons le droit de modifier ou de mettre à jour cette politique en tout temps sans préavis. Nous vous recommandons de consulter notre site internet régulièrement pour connaitre les modifications les plus récentes à la présente politique de confidentialité. La date de la dernière mise à jour est le 30 août 2023.